UNIKIMS GmbH

Die Managementschool der Universität Kassel setzt auf agile Softwareentwicklung

Anfang 2005 hatte die UNIKIMS GmbH, die Management School der Universität Kassel, einen Masterstudiengang und 5 Studienprogramme, 200 Studierende, drei Mitarbeiter und betreute 40 Dozenten. Die vorhandene Datenbankstruktur funktionierte für damalige Verhältnisse sogar ganz gut. Wenn ein Dozent einen Wunsch hatte, die Datenbank an einen neuen Studiengang anzupassen, genügte ein Anruf beim IT-Manager, und der half. Man war ja schließlich persönlich bekannt.

Am guten Verhältnis der Studierenden, der Dozenten und der Mitarbeiter der UNIKIMS untereinander hat sich seither nichts geändert. Aber die UNIKIMS ist gewachsen, und mit dem Wachstum stiegen die Aufgaben. Die Zahl der Studiengänge und Weiterbildungsangebote stieg seit 2005 von einem auf neun und die der Studenten von 200 auf über 800. Es entstanden ganz neue Lehrangebote mit einer anderen, aufwändigeren Struktur an Modulen. Kurzum: Einerseits war ein einheitliches System gefragt, das andererseits offen genug war für die Spezifika der einzelnen Nutzergruppen am System.

Es gab im Lehrangebot nicht mehr nur ein Modul mit je einer Lehrveranstaltung, sondern auch Module mit mehreren Veranstaltungen. Die meisten Veranstaltungen endeten mit einer Prüfung, aber nicht jede schloss mit einer Prüfung ab. Wie war es dennoch möglich auf einfache Weise – auf Knopfdruck – die richtigen Noten zu ermitteln? Sollte die UNIKIMS die Technik – um jeden Preis – der immer vielfältiger werdenden Organisation anpassen? Oder aber die Organisation einer Struktur anpassen, die von der Technik vorgegeben wird?

Zugleich wollte die UNIKIMS, die als Management School strikt kundenorientiert arbeitet, sicherstellen, dass alle Studierenden und Dozenten, die Studiengangmanager, die Dozenten und Studierende betreuen, sowie die IT-Techniker im Haus zufrieden sind.

Eigentlich wollte die UNIKIMS ihre IT mit Bordmitteln weiterentwickeln, und aufgrund ihres schnellen Wachstums war es für die UNIKIMS in der Tat zunächst effizienter, für jeden Studiengang eine separate Datenbank auf Basis von Microsoft SQL Server mit studiengangspezifischen Zugriffsmöglichkeiten über Microsoft Access zu entwickeln.

Doch die historisch gewachsene Lösung stieß an Grenzen und konnte den Anforderungen an ein effizientes Studiengangmanagement nicht mehr gerecht werden. Im immer turbulenter werdenden Tagesgeschäft mit immer mehr Studierenden und Studiengängen holte sich die Management School schließlich Hilfe von außen.

In enger Zusammenarbeit von Yatta und der UNIKIMS ist dadurch eine zukunftssichere Lösung entstanden, die den technischen Anforderungen gleichermaßen gerecht wird wie den organisatorischen Prozessen.

Im Januar 2016 hatte Yatta, ein Nachbar der UNIKIMS, mit der Umstellung des Systems begonnen. Zunächst wurde die Benutzeroberfläche für die Studiengangmanager verbessert, dann für die anderen Nutzer. Seither haben sich die IT-basierten Kommunikationsmöglichkeiten für die Studierenden, die Dozenten und die Studiengangmanager deutlich verbessert. Alles funktioniert heute so selbstverständlich, wie es sich die Nutzer wünschen. Das System errechnet zuverlässig die Noten, die Dozenten können von sich aus Zusatzinformationen ins Netz stellen und die Studierenden können online kommunizieren, ohne den Studienmanager als Vermittler einschalten zu müssen.

Als Management School der Universität Kassel verbindet die UNIKIMS Wissenschaft und Praxis. Über 800 Nachwuchs- und Führungskräfte nutzen die weiterbildenden Angebote in einem berufsbegleitenden Studium.

Das neue Studiengangs-Managementportal bietet Mitarbeitern der UNIKIMS und Lehrenden umfassende Funktionalität zur Verwaltung von Studiengängen, Bewerbungen, Studenten und weiteren Daten.

Das Projekt:

Yatta entwickelte aus den Bestandsdaten ein neues Datenbankkonzept, das die zentrale und effiziente Verwaltung aller Studiengänge ermöglicht. Ein ebenfalls neu entwickeltes webbasiertes Backend ermöglicht Studiengangmanagern, akademischen Leitern und Administratoren verschiedene neue Funktionen, die im alten System nicht abgebildet werden konnten.

Für die UNIKIMS war es Bedingung, dass sie ihrerseits das Studenten-/Dozentenportal, den eCampus für die wissenschaftliche Weiterbildung neu entwickeln konnte, um auf die Bedürfnisse Ihrer Anspruchsgruppen gezielt eingehen zu können.

Zeitgleich zu der Umsetzung des Datenbank-/Backendprojekts hat die UNIKIMS in Zusammenarbeit mit Yatta ihren eCampus komplett überarbeitet, was durch die zugrundeliegende Datenbankstruktur und der neuen Verwaltungsmöglichkeiten möglich war.

Die von Yatta konzipierte Anwendungs-Architektur ermöglicht eine leichtgewichtige Kommunikation zwischen Browser und Server. Der Einsatz von AngularJS erlaubt Anpassungen des Frontends und damit Verbesserungen der User Experience, ohne dass Änderungen an der Serverkomponente nötig sind.

Die konsequente Entkopplung von Client und Server bringt hohe Flexibilität: Daten werden REST-konform und im JSON-Format übertragen, was die Server-Schnittstelle überaus vielseitig macht und die Nutzung mit unterschiedlichsten Web-Technologien ermöglicht. Für den Datenaustausch mit Partnersystemen implementierte Yatta verschiedene Webservice-Schnittstellen. Gleichzeitig gewährleistet das Nutzer- und Rollenkonzept ein hohes Maß an Sicherheit.

Über den gesamten Projektverlauf ermöglichte das konsequent agile Vorgehen kurze Entwicklungszyklen. Durch regelmäßiges Ausrollen lauffähiger Zwischenstände auf ein Testsystem und dank häufiger Feedbackrunden konnte UNIKIMS kontinuierlich verifizieren, dass die Software den Bedürfnissen der Anwender entspricht. Bei Bedarf ließen sich Korrekturen schnell und unkompliziert umsetzen.

Dank der konsolidierten Datenbasis und der neuen Online-Portale ist das Studiengangs-Management der UNIKIMS nun effizienter, flexibler und vor allem zukunftssicher.